Insights about enterprise architecture, ROI, Change Management, ERP apps, simplicity, agility & usability

Welcome to enjoy and participate!

22 november, 2018
av PeterBj
Kommentarer inaktiverade för Alla vill ha bättre ERP applikationer – men nästan lika många verkar tro att de gamla duger

Alla vill ha bättre ERP applikationer – men nästan lika många verkar tro att de gamla duger


A
Old vs. New

Alla vill ha bättre ERP applikationer. Det intressanta är att förvånande många också menar att system från 90-talet eller tidigare är i stånd att möta behovet. Hur kommer det sig, när vi bara under de senaste åren bevittnat enorm teknologiutveckling?

Kan man bygga om en gammal bakelittelefon till att bli en modern smarttelefonen? Nej. Alla vet det. Det är lika stor skillnad på gamla och nya ERP applikationer. Och det syns i form av effektivisering, användarvänlighet, tillgänglighet, flexibilitet och kostnader. Traditionalisterna som är emot det nya har inte rätt i sak men det finns omständigheter som förklarar varför de bromsar:

  • Många debattörer tror felaktigt att bristande fakta gör att människor blir defensiva, varför de antar att det bästa är att skruva upp volymen och vara brutalt ärlig. Men det slår slint. Den defensiva attityden beror inte på att sanningen gör ont men utifrån antaganden om uppsåtet och den ”ondska” som används för att förmedla budskapet.
  • Det blir som att tidigare triumfer – som man känner sig delaktiga i – blivit fel. Men så är det naturligtvis inte. Bara för att det finns något bättre nu gör inte att det gamla var fel då det utvecklades eller anskaffades. Att inte inse det i tid och fortsätta vara passiv medför stora risker.
    • Det tog 30 år för elektriciteten att ta över efter ångmaskinen. Istället för att göra om från grunden och nyttja en överlägset bättre teknologi satt man fast i det gamla.
    • Facit, Kodak, Nokia m fl. Vi ska inte räkna med att de största nostalgikerna vill lämna sin komfortzon. Och det gäller fastän de förnekar betydelsen att vara Internet-baserad – för kom ihåg, deras favoritsystem är både pre-Internet och pre-Web.
  • Till trots för utmaningarna menar författarna till boken ’Emotionell intelligens 2.0’ att man ska basera sig på fakta men att den ska lindas in i ett lyssnande som till slut landar i att andra känner sig genuint förstådda och därigenom blir mer öppna för att ta till sig fakta.

Vad traditionalisterna måste börja förstå är att om de inte söker sanningen och grundlägger fakta för vad som görs eller inte gör är de inne på en farlig väg. Så här sa Barrack Obama om det vägvalet:

  • ”The rejection of facts, the rejection of reason and science – that is the path to decline.”

Alla företag står inför ”Innovator’s Dilemma”: För att vara en del av framtiden måste banden till det gamla kapas! Att göra det fullt ut är ett enormt kliv. Men det behöver inte ske med en gång, det kan ske stegvis. Big bang är en relik från den tid monoliterna regerade.

Storleken på varje steg varierar – men varje steg är ett steg mot något överlägset bättre där det som förenar är mikro-service arkitektur, progressiv web, transparent kod, ett modernt moln och högklassig design. I förbindelse med hur det borde vara och inte vara ska följande noteras:

  • Från ett användarperspektiv är användargränssnittet applikationen. Således har det enorm påverkan på effektivitet men också på hur vi tänker och känner om appen. Betydelsen av god design kan knappast överdrivas. Appar som är svåra att använda och saknar flexibilitet är mer eller mindre värdelösa oavsett vilket innovationslöfte som ligger bakom dem.
  • Molnet är framtiden, men övergången dit måste göras på rätt sätt. Att flytta ett system från förra århundradet till molnet ändrar ingenting utöver att det blir än mer tillslutet. Med argument att alla måste köra samma kod och avsaknad av en arkitektur som tillåter ”exit-points” för att göra funktionella justeringar och tillägg skapas en kraftfull tvångströja. Det är en befängd idé att förändringsisolera ett gammalt system och tro att det skulle bli affärsbefrämjande för någon annan än leverantören.
  • En betydande nackdel med gamla system som varit utsatta för konverteringar är att det skapat oläsbar kod, adderande av diverse teknologier har lett till att komplexiteten blivit närmast ogenomtränglig. Därför finns det ingen talangfull människa vill jobba med dem. På vägen mot sotdöden är det enda som finns kvar en kuliss av resurser i lågkostnadsland och ledare som är duktiga på att hyckla och fakturera.

Mönstret är känt då det skett otaliga gånger tidigare. Skillnaden idag mot när tidigare generationers ERP system gått i graven är att utslagningen kommer gå mycket fortare. En orsak är förnyelsen kommer att ske stegvis, en annan är det växande behovet av att erbjuda goda användarupplevelser, också är det naturligtvis ytterst få som vill ta på sig en tvångströja.

Till alla dugliga från den gamla ERP världen vill jag säga: Det finns gott om plats för er i den nya världen när ni lämnar det gamla bakom er. Och det är ingen liten present som väntar. Istället för att säga nej till kunderna kan ni börja säga ja – och vara stolt över leveransen.

Det är bara att hoppa på tåget och njuta av resan där människor kan förverkliga sina ideal istället för att bli begravda under komplexitet, kryptiska förkortningar och oändlig rigiditet. Välkommen ombord till en ny relativ enkelhet och mer belönande arbete!

5 augusti, 2018
av PeterBj
Kommentarer inaktiverade för Enkelhet är viktigare än lojalitet

Enkelhet är viktigare än lojalitet

Från komplexitet till enkelhet

Det här måste gå att göra enklare? Nej. Kan vi få en process som stöder vårt arbetssätt och där informationen är enkelt tillgänglig? Nej, systemet stödjer inte det.

Företag har betalat och betalat för fler och mer komplexa system, men ännu inte fått lösningarna som de behöver. Nej borde inte vara ett vanligt svar till medarbetare som vill jobba smartare i syfte att öka effektiviteten, tillfredsställa kunder och växa affären!

För att förstå sammanhanget, låt oss spola tillbaka till 1980 när integrerade affärssystem (ERP) började göra sitt intåg i företagsvärlden:

  • Med ERP följde datamaskiner varpå alla företag mer eller mindre automatiskt fick en IT avdelning som ofta utvecklade kärlek både till maskinerna och systemen.
  • Det blev viktigt att lägga in så många applikationer som möjligt i samma system, då det ansågs skapa bättre integration och öka värdet på gjorda investeringar.
  • Att skydda gjorda investeringar utgör också argument för att bulta på ny teknologi och därmed ytterligare öka systemens komplexitet.

Följden har blivit en “system före användare” mentalitet. Trots att den är utdaterad finns den mentaliteten kvar hos många verksamheter. Vad som en gång ökade effektiviteten riskerar nu kväva vad som krävs för att möta marknadens krav.

Komplexitet kan inte besegras genom allt större monoliter eller nya ideal som bara finns i fantasin. Affärsfolk accepterar inte längre att slösa tid på dimridåer och krångel. De vill se konkreta exempel och starta en konversation utfrån sina utmaningar och hur de kan lösas med låg risk och begränsade kapitalutlägg.

Människor före system är ett skifte från komplexitet till enklhet. Vad som är involverat i denna transformation har jag valt att presentera under följande fyra rubriker: Enklare driftsmiljö, Enklare applikationer, Enklare verksamhet och Enkelhet som strategi.

Enklare driftsmiljö

I den nya miljön – virtuell databehandling – i molnet – är det plattformen som säkrar en enkel driftsmiljö. Alla moln är dock inte konstruerade likadant och därför heller inte lika bra. Några viktiga skillnader handlar om:

  • Säkerhet ska vara inbyggt och flexibelt. Däri ingår att det erbjudas olika villkor för interna och externa användare – priset för de senare ska vara mycket lägre.
  • En inloggning; Office 365 och alla affärsapplikationer ska ha samma inloggning.
  • Inga låsningseffekter. Bra moln stödjer många teknologier, är enkelt att flytta till, enkelt att flytta ifrån, öppet för hybrida miljöer med stöd för enkel integration.
  • Kostnadseffektivitet innebär att resurserna (Internet, databaser, servers…) hyrs som en tjänst där det endast betalas för vad som används.
  • Styrning och mätning av resurser är transparent och sker från ett ställe.

En enkel plattform skapar synergier där applikationerna samverkar och skapar ett större värde än var för sig. I det sammanhanget ska följande noteras:

  • Att ERP inte betraktas som ett självständigt system. Monoliter är föråldrat, det är för komplext och hör inte hemma i en nätverksbaserad digital värld.
    • Monolitisk ERP är ett utmärkt exempel på en mänsklig (o)vana; att rusa in i komplexitet för att så tvingas tänka om och prioritera enkelhet.
  • Att appar (nya namnet på funktionsmoduler) samverkar med andra leverantörers appar. För att det ska fungera optimalt råder – bland experter – stor enighet om att apparna ska baseras på en mikroservice arkitektur.
    • Heterogenitet i molnet är inte nytt, men nu blir det också standard för hur specialiserade appar skapar ett komplett verksamhetssystem.

Enklare applikationer

Allt som kan automatiseras ska automatiseras. Det som blir kvar: etablera en ny produkt, söka och köpa en reservdel, registrera en reklamation o s v ska vara enkelt och attraktivt att utföra i webbläsare på PC, platta eller telefon. Istället för enhetsbaserade upplevelser förflyttar vi oss mot användarcentrerade upplevelser.

Utvecklingen mot appar gjorda i molnet för molnet är inte driven av lite mer enkelhet men av fundamental enkelhet. Att gamla system kan bli lite enklare med ny screen-scraping är långt ifrån nog: lite enklare är inte tillräckligt enkelt. Applikationer kan inte isoleras från den teknologi som skapat dem!

Enklare appar är specifika och responsiva vilket gör dem funktionella, snabba, snygga, och flexibla. Enklare (egenskaperna i samlad form) appar gör skillnad i alla avseenden och det syns på människorna som använder dem. De blir gladare. Bra sjävserviceappar gör att kunderna och deras kunder blir ännu gladare.

Enklare verksamhet

Digitalisering handlar inte om att fylla verksamheten med ny digital teknologi. För många företag har misslyckats inse att det är kunder och anställda som blir bombarderade med resultatet av oprecis och inkonsekvent teknologiapplicering.

Perspektivet måste vändas. Digitalisering handlar om att tillfredsställa verksamheten och de som jobbar där. Transformera pappersförflyttare till kunskapsarbetare är ett mantra som beskriver hur verksamheter bör utvecklas. Därför gäller att ju mer digitaliserad en verksamhet blir, desto viktigare att apparna gagnar dess syfte.

I den förbindelsen är det viktigt att förstå skillnaden mellan naivitet och enkelhet. En naiv applikation är lika fel som en komplex applikation. En enkel app är precis lagom, inte för komplex och heller inte naiv. En enkel app tillfredsställer behovet på ett sätt som gör att användarna upplever den som en vän.

Att sömlöst förena människor och appar är den mest kritiska aspekten för att realisera en framgångsrik transformation som resulterar i en enklare verksamhet.

Enkelhet som strategi

Det är i beslutets ögonblick ett företags öde bestäms. Utan att det fattas något beslut om att implementera enkelhet fortgår dess största fiende: komplexitet. Nyckeln mot enkelhet är att bli medveten – väl där blir besluten naturliga och repetitiva.

  • Enkelhet som strategi är tidlöst. Efter några år framstår förändringen som enorm, likväl genomförd stegvis med minimala investeringar och risk.

Att välja enkelhet är belönande. Kan vi få fler lojala kunder? Ja. Kan vi få mer motiverade medarbetare? Ja. Kan vi växa affärerna med lönsamhet? Ja. Er verksamhet kommer att jobba som en väloljad maskin. Men det kan bara ske genom att arbeta i enkla appar som kör i molnet!

 

22 maj, 2018
av PeterBj
Kommentarer inaktiverade för Digitalisering och ERP – vän eller fiende?

Digitalisering och ERP – vän eller fiende?

Vän eller fiende

ERP är centrum för debatt i många organisationer där man sliter med frågeställningen om ERP är relevant eller ett offer för digitaliseringen? Att inte gå hela vägen mot att besvara denna fråga är oklokt. Det är viktigt att medarbetare i samma organisation har en gemensam vision om vart verksamheten är på väg och hur det ska gå till att nå dit.

Att förena en organisation kan möta betydande utmaningar. Två sådana kan benämnas ’anti-ERP och pro-digital’ respektive ’pro-ERP och anti-digital’. I den här artikeln ser vi närmare på hur du känner igen dessa grupperingar och till slut hur de kan samsas mot en bättre framtid. Men först en liten introduktion:

  • Det som skiljer digitalt från många andra termer som förknippas med högteknologi är att ordet funnits i flera hundra år. Men det var först i samband med introduktionen av datorer som det började användas frekvent mot att nå en topp i mitten av 1990-talet, manifesterat genom Nicholas Negropontes bok ’Being Digital.’ Efter att hypen tagit en paus blev det igen vad alla pratar om.
  • ERP, Enterprise Resource Planning, är den engelska beteckningen för affärssystem som varit dominerande sedan 25 år. APICS, USAs syster till svenska Plan, säger att ERP är: ”Ett ramverk för att planera en verksamhets resurser från strategi till genomförande där man med hjälp av IT delar information på tvärs av funktionella områden såsom inköp, ekonomi, HR, logistik, produktion, kundvård, order, fakturering för att effektivt automatisera transaktioner, processer, analys och beslutsfattande.”

Pro-ERP och anti-digital

Senare tids hype har fått många managers att se tillbaka och konkludera att digitalisering är ett marknadsföringsknep – precis som när E-business för 20 år sedan skapade en jättebubbla som några år senare sprack och gick i backen med ett sjuhelsikes brak.

Genom att låta sådana minnen få företräde förstärker de sitt förändringsmotstånd, tonar ner digitaliseringens förändringskraft och överdriver det existerande ERP systemets förträfflighet. De glömmer att varje gång status quo är ledstjärnan blir det ett hot mot företagets fortlevnad, då det alltid resulterar i en nedåtgående spiral på väg mot total irrelevans.

Lika lite som E-business var en flopp kommer digitalisering att bli det. De som är rädda för nya bubblor bör istället ta intryck av vad som har hänt sedan dess:

  • Det mesta som sades om E-business har förverkligats. Bortsett från övervärderade aktier var det inte alls någon bubbla. T ex har Amazons börsvärde ökat med mer än 15000% sedan ”bubblan” sprack för ca 17 år sedan.
  • Om flygindustrin hade utvecklats på samma sätt som Internet, datorer och software hade vi kunnat flyga över atlanten på fem minuter och bara betalat några kronor.

Pro-digital och anti-ERP

Fler och fler användare förväntar samma digitala upplevelse på arbetsplatsen som de har som konsumenter. På jobbet använder de ERP applikationer som i stort sett är likadana idag som förra århundrandet. Gapet mellan förväntan och den dagliga ERP upplevelsen är i många fall växande vilket ytterligare späder på missnöjet med ERP.

Även om frustrationen är stor bör den inte övergå till en kapplöpning där olika avdelningar shoppar sina applikationer oberoende av helheten. Om så sker blir det i figurativ mening precis lika splittrat som att skrivbordet rymmer en dator för varje applikation. Såklart leder inte det goda användarupplevelser. För att inte skapa missnöjda användare och ett lapptäcke av brutna affärsprocesser bör man komma ihåg att:

  • En applikationsmiljö som är disintegrerad skapa dåliga användarupplevelser och därtill är den dyr och ineffektivt.
  • Applikationer med gemensam inloggning, integrerade och konsistenta är inte nytt men ändå nödvändigt för att höja användarupplevelsen och produktiviteten.

Från splittring till samsyn

Det finns mängder av nyttiga digitala saker som inte definieras som ERP. Digitala assistenter, AI, robotar, CAD, epost, och Office är några exempel. För företag flest finns det dock inget  som betyder mer för affärsprocessernas effektivitet än applikationerna som ryms inom begreppet ERP. Men det betyder inte att vi nått zenit och är färdiga.

Det finns inget motsatsförhållande mellan ERP och digitalisering. ERP har alltid varit en digital kreation. Och precis som för alla digitala produkter kan skillnaden mellan gammalt och nytt vara extremt stor. Jämför din 15 år gamla mobiltelefon med den du har idag och det är bevisat.

ERP definitionen säger inget om medlen. Digitalisering är ett medel för att förbättra och modernisera. Det finns således ingen motsättning, bara möjligheter.

När denna sanning är accepterad, så finns det anledning att fundera över varför vi ska behålla ERP begreppet? För mig är inte namn det viktigaste men gamla beteckningar riskerar att leda tankarna år fel håll. Microsoft har gått i bräschen och säger vad många experter redan vet. ERP och CRM är föråldrat och alltför komplicerade för den digitala värld som nu är på väg att öppnas. Microsoft föreslår att vi dödar ERP och kallar funktionsmodulerna för appar.

Förändringsfaktorer som bereder väg för appar

  • Affärsprocesser. Processer som drivs av rigida ERP system blir otillgängliga, splittrade och ineffektiva.
  • Funktion. Förändrade behov avseende önskad funktionalitet, mobilitet och beteende kan inte tillgodoses.
  • Användarupplevelsen. Upplevelsen är känslan som kommer av att användaren jämför det faktiska med det förväntade. Appar är bättre än ERP.
  • Föråldrad teknik i bottenplattan försvårar att integrera nya tjänster, saker och applikationer.
  • Rapportering. Äldre system är ofta fulla av information som inte kan användas utan att det läggs ned betydande tid och ansträngning.
  • Ägandekostnad. Total kostnad för ägande och underhåll av hela eller delar av befintlig systemmiljö kan ensamt motivera övergången till appar i molnet.

Appar och digitalisering är bästa vänner

Att anamma appar är att accelerera digitaliseringen och alla funktionsområden som definierar ERP. Det är lika hopkopplat som att strategibeslut som inte övergår till handling och får effekt är meningslösa. Digitalisering genom en övergång till appar i molnet är ett initiativ och process som kan beskrivas som följer:

Kraftig förbättring av hur uppgifter och tjänster blir utförda
med grund i modern digital teknologi…
och fokus på kund- och användarupplevelsen
på ett sätt som är annorlunda än tidigare…
för att skapa större effektivitet och växande affärer!

Appar och digitalisering är vänner