Det här måste gå att göra enklare? Nej. Kan vi få en process som stöder vårt arbetssätt och där informationen är enkelt tillgänglig? Nej, systemet stödjer inte det.

Företag har betalat och betalat för fler och mer komplexa system, men ännu inte fått lösningarna som de behöver. Nej borde inte vara ett vanligt svar till medarbetare som vill jobba smartare i syfte att öka effektiviteten, tillfredsställa kunder och växa affären!

För att förstå sammanhanget, låt oss spola tillbaka till 1980 när integrerade affärssystem (ERP) började göra sitt intåg i företagsvärlden:

• Med ERP följde datamaskiner varpå alla företag mer eller mindre automatiskt fick en IT avdelning som ofta utvecklade kärlek både till maskinerna och systemen.
• Det blev viktigt att lägga in så många applikationer som möjligt i samma system, då det ansågs skapa bättre integration och öka värdet på gjorda investeringar.
• Att skydda gjorda investeringar utgör också argument för att bulta på ny teknologi och därmed ytterligare öka systemens komplexitet.

Följden har blivit en “system före användare” mentalitet. Trots att den är utdaterad finns den mentaliteten kvar hos många verksamheter. Vad som en gång ökade effektiviteten riskerar nu kväva vad som krävs för att möta marknadens krav.

Komplexitet kan inte besegras genom allt större monoliter eller nya ideal som bara finns i fantasin. Affärsfolk accepterar inte längre att slösa tid på dimridåer och krångel. De vill se konkreta exempel och starta en konversation utfrån sina utmaningar och hur de kan lösas med låg risk och begränsade kapitalutlägg.

Människor före system är ett skifte från komplexitet till enklhet. Vad som är involverat i denna transformation har jag valt att presentera under följande fyra rubriker: Enklare driftsmiljö, Enklare applikationer, Enklare verksamhet och Enkelhet som strategi.

Enklare driftsmiljö

I den nya miljön – virtuell databehandling – i molnet – är det plattformen som säkrar en enkel driftsmiljö. Alla moln är dock inte konstruerade likadant och därför heller inte lika bra. Några viktiga skillnader handlar om:

• Säkerhet ska vara inbyggt och flexibelt. Däri ingår att det erbjudas olika villkor för interna och externa användare – priset för de senare ska vara mycket lägre.
• En inloggning; Office 365 och alla affärsapplikationer ska ha samma inloggning.
• Inga låsningseffekter. Bra moln stödjer många teknologier, är enkelt att flytta till, enkelt att flytta ifrån, öppet för hybrida miljöer med stöd för enkel integration.
• Kostnadseffektivitet innebär att resurserna (Internet, databaser, servers…) hyrs som en tjänst där det endast betalas för vad som används.
• Styrning och mätning av resurser är transparent och sker från ett ställe.

En enkel plattform skapar synergier där applikationerna samverkar och skapar ett större värde än var för sig. I det sammanhanget ska följande noteras:

• Att ERP inte betraktas som ett självständigt system. Monoliter är föråldrat, det är för komplext och hör inte hemma i en nätverksbaserad digital värld.
  • Monolitisk ERP är ett utmärkt exempel på en mänsklig (o)vana; att rusa in i komplexitet för att så tvingas tänka om och prioritera enkelhet.
• Att appar (nya namnet på funktionsmoduler) samverkar med andra leverantörers appar. För att det ska fungera optimalt råder – bland experter – stor enighet om att apparna ska baseras på en mikroservice arkitektur.
  • Heterogenitet i molnet är inte nytt, men nu blir det också standard för hur specialiserade appar skapar ett komplett verksamhetssystem.

Enklare applikationer

Allt som kan automatiseras ska automatiseras. Det som blir kvar: etablera en ny produkt, söka och köpa en reservdel, registrera en reklamation o s v ska vara enkelt och attraktivt att utföra i webbläsare på PC, platta eller telefon. Istället för enhetsbaserade upplevelser förflyttar vi oss mot användarcentrerade upplevelser.

Utvecklingen mot appar gjorda i molnet för molnet är inte driven av lite mer enkelhet men av fundamental enkelhet. Att gamla system kan bli lite enklare med ny screen-scraping är långt ifrån nog: lite enklare är inte tillräckligt enkelt. Applikationer kan inte isoleras från den teknologi som skapat dem!

Enklare appar är specifika och responsiva vilket gör dem funktionella, snabba, snygga, och flexibla. Enklare (egenskaperna i samlad form) appar gör skillnad i alla avseenden och det syns på människorna som använder dem. De blir gladare. Bra sjävserviceappar gör att kunderna och deras kunder blir ännu gladare.

Enklare verksamhet

Digitalisering handlar inte om att fylla verksamheten med ny digital teknologi. För många företag har misslyckats inse att det är kunder och anställda som blir bombarderade med resultatet av oprecis och inkonsekvent teknologiapplicering.

Perspektivet måste vändas. Digitalisering handlar om att tillfredsställa verksamheten och de som jobbar där. Transformera pappersförflyttare till kunskapsarbetare är ett mantra som beskriver hur verksamheter bör utvecklas. Därför gäller att ju mer digitaliserad en verksamhet blir, desto viktigare att apparna gagnar dess syfte.

I den förbindelsen är det viktigt att förstå skillnaden mellan naivitet och enkelhet. En naiv applikation är lika fel som en komplex applikation. En enkel app är precis lagom, inte för komplex och heller inte naiv. En enkel app tillfredsställer behovet på ett sätt som gör att användarna upplever den som en vän.

Att sömlöst förena människor och appar är den mest kritiska aspekten för att realisera en framgångsrik transformation som resulterar i en enklare verksamhet.

Enkelhet som strategi

Det är i beslutets ögonblick ett företags öde bestäms. Utan att det fattas något beslut om att implementera enkelhet fortgår dess största fiende: komplexitet. Nyckeln mot enkelhet är att bli medveten – väl där blir besluten naturliga och repetitiva.

• Enkelhet som strategi är tidlöst. Efter några år framstår förändringen som enorm, likväl genomförd stegvis med minimala investeringar och risk.

Att välja enkelhet är belönande. Kan vi få fler lojala kunder? Ja. Kan vi få mer motiverade medarbetare? Ja. Kan vi växa affärerna med lönsamhet? Ja. Er verksamhet kommer att jobba som en väloljad maskin. Men det kan bara ske genom att arbeta i enkla appar som kör i molnet!