ERP är centrum för debatt i många organisationer där man sliter med frågeställningen om ERP är relevant eller ett offer för digitaliseringen? Att inte gå hela vägen mot att besvara denna fråga är oklokt. Det är viktigt att medarbetare i samma organisation har en gemensam vision om vart verksamheten är på väg och hur det ska gå till att nå dit.

Att förena en organisation kan möta betydande utmaningar. Två sådana kan benämnas ’anti-ERP och pro-digital’ respektive ’pro-ERP och anti-digital’. I den här artikeln ser vi närmare på hur du känner igen dessa grupperingar och till slut hur de kan samsas mot en bättre framtid. Men först en liten introduktion:

• Det som skiljer digitalt från många andra termer som förknippas med högteknologi är att ordet funnits i flera hundra år. Men det var först i samband med introduktionen av datorer som det började användas frekvent mot att nå en topp i mitten av 1990-talet, manifesterat genom Nicholas Negropontes bok ’Being Digital.’ Efter att hypen tagit en paus blev det igen vad alla pratar om.
• ERP, Enterprise Resource Planning, är den engelska beteckningen för affärssystem som varit dominerande sedan 25 år. APICS, USAs syster till svenska Plan, säger att ERP är: ”Ett ramverk för att planera en verksamhets resurser från strategi till genomförande där man med hjälp av IT delar information på tvärs av funktionella områden såsom inköp, ekonomi, HR, logistik, produktion, kundvård, order, fakturering för att effektivt automatisera transaktioner, processer, analys och beslutsfattande.”

Pro-ERP och anti-digital

Senare tids hype har fått många managers att se tillbaka och konkludera att digitalisering är ett marknadsföringsknep – precis som när E-business för 20 år sedan skapade en jättebubbla som några år senare sprack och gick i backen med ett sjuhelsikes brak.

Genom att låta sådana minnen få företräde förstärker de sitt förändringsmotstånd, tonar ner digitaliseringens förändringskraft och överdriver det existerande ERP systemets förträfflighet. De glömmer att varje gång status quo är ledstjärnan blir det ett hot mot företagets fortlevnad, då det alltid resulterar i en nedåtgående spiral på väg mot total irrelevans.

Lika lite som E-business var en flopp kommer digitalisering att bli det. De som är rädda för nya bubblor bör istället ta intryck av vad som har hänt sedan dess:

• Det mesta som sades om E-business har förverkligats. Bortsett från övervärderade aktier var det inte alls någon bubbla. T ex har Amazons börsvärde ökat med mer än 15000% sedan ”bubblan” sprack för ca 17 år sedan.
• Om flygindustrin hade utvecklats på samma sätt som Internet, datorer och software hade vi kunnat flyga över atlanten på fem minuter och bara betalat några kronor.

Pro-digital och anti-ERP

Fler och fler användare förväntar samma digitala upplevelse på arbetsplatsen som de har som konsumenter. På jobbet använder de ERP applikationer som i stort sett är likadana idag som förra århundrandet. Gapet mellan förväntan och den dagliga ERP upplevelsen är i många fall växande vilket ytterligare späder på missnöjet med ERP.

Även om frustrationen är stor bör den inte övergå till en kapplöpning där olika avdelningar shoppar sina applikationer oberoende av helheten. Om så sker blir det i figurativ mening precis lika splittrat som att skrivbordet rymmer en dator för varje applikation. Såklart leder inte det goda användarupplevelser. För att inte skapa missnöjda användare och ett lapptäcke av brutna affärsprocesser bör man komma ihåg att:

• En applikationsmiljö som är disintegrerad skapa dåliga användarupplevelser och därtill är den dyr och ineffektivt.
• Applikationer med gemensam inloggning, integrerade och konsistenta är inte nytt men ändå nödvändigt för att höja användarupplevelsen och produktiviteten.

Från splittring till samsyn

Det finns mängder av nyttiga digitala saker som inte definieras som ERP. Digitala assistenter, AI, robotar, CAD, epost, och Office är några exempel. För företag flest finns det dock inget  som betyder mer för affärsprocessernas effektivitet än applikationerna som ryms inom begreppet ERP. Men det betyder inte att vi nått zenit och är färdiga.

Det finns inget motsatsförhållande mellan ERP och digitalisering. ERP har alltid varit en digital kreation. Och precis som för alla digitala produkter kan skillnaden mellan gammalt och nytt vara extremt stor. Jämför din 15 år gamla mobiltelefon med den du har idag och det är bevisat.

ERP definitionen säger inget om medlen. Digitalisering är ett medel för att förbättra och modernisera. Det finns således ingen motsättning, bara möjligheter.

När denna sanning är accepterad, så finns det anledning att fundera över varför vi ska behålla ERP begreppet? För mig är inte namn det viktigaste men gamla beteckningar riskerar att leda tankarna år fel håll. Microsoft har gått i bräschen och säger vad många experter redan vet. ERP och CRM är föråldrat och alltför komplicerade för den digitala värld som nu är på väg att öppnas. Microsoft föreslår att vi dödar ERP och kallar funktionsmodulerna för appar.

Förändringsfaktorer som bereder väg för appar

• Affärsprocesser. Processer som drivs av rigida ERP system blir otillgängliga, splittrade och ineffektiva.
• Funktion. Förändrade behov avseende önskad funktionalitet, mobilitet och beteende kan inte tillgodoses.
• Användarupplevelsen. Upplevelsen är känslan som kommer av att användaren jämför det faktiska med det förväntade. Appar är bättre än ERP.
• Föråldrad teknik i bottenplattan försvårar att integrera nya tjänster, saker och applikationer.
• Rapportering. Äldre system är ofta fulla av information som inte kan användas utan att det läggs ned betydande tid och ansträngning.
• Ägandekostnad. Total kostnad för ägande och underhåll av hela eller delar av befintlig systemmiljö kan ensamt motivera övergången till appar i molnet.

Appar och digitalisering är bästa vänner

Att anamma appar är att accelerera digitaliseringen och alla funktionsområden som definierar ERP. Det är lika hopkopplat som att strategibeslut som inte övergår till handling och får effekt är meningslösa. Digitalisering genom en övergång till appar i molnet är ett initiativ och process som kan beskrivas som följer:

Kraftig förbättring av hur uppgifter och tjänster blir utförda
med grund i modern digital teknologi…
och fokus på kund- och användarupplevelsen
på ett sätt som är annorlunda än tidigare…
för att skapa större effektivitet och växande affärer!