Ett av de vanligaste verktygen bland folk som jobbar inom logistik och produktion är användningen av kalkylblad som Microsoft Excel. Ofta anses det mycket lättare att jobba i detta välbekanta format än med vad som erbjuds i affärssystemet. Och det är inte svårt att förstå med tanke på hur krångliga funktioner dessa system normalt erbjuder.

Men kalkylblad, precis som andra generella verktyg, erbjuder inte de färdiga funktioner som planerare flest önskar sig. Kalkylblad är i grunden kraftfulla räknemaskiner. Naturligtvis kan de vara bra att ha. Men nackdelarna är inte desto mindre att de är extremt sårbara, icke samarbetsorienterade och begränsande.

Kalkylblad är sårbara eftersom det är enkelt att göra fel. 1) Kvantitativa fel kommer från mekaniska fel som felslag eller peka på fel cell. 2) Logiska fel är vanligare och dessutom svårare att hitta och rätta till. 3) Utelämnanden, d v s att något saknas, är de farligaste felen och därtill svårast att upptäcka. Varje typ av fel kan producera ett oacceptabelt antal oriktigheter.

Kalkylblad är inte samarbetsorienterade eftersom det är näst intill omöjligt att jobba tillsammans i ett kalkylblad. När ett kalkylblad ändras av flera personer parallellt, blir det praktiskt omöjligt att veta vilken version som har den bästa “version av sanningen.” Att ge sig på att identifiera skillnader mellan olika kalkylblad kan vara mycket utmanande, liksom det också är att därefter försöka slå ihop dem.

Kalkylblad är begränsande eftersom de inte är gjorda för logistik- eller produktionsplanering. Att försöka hålla ett kalkylblad online strider mot dess natur. Spårning av ändringar är otillräcklig. “What if” jämförelser av alternativa planeringsscenarier är omöjligt. Låg ägandekostnad ersätter inte dessa – och alla andra – brister.

Trots sina brister är kalkylblad här för att stanna. Vi måste bara vara vaksamma på när de är lämpliga att använda. Om de används på fel sätt blir de en fiende. Å andra sidan kan definitivt vara en god vän i vissa situationer. Dessutom kan ett kalkylbladinspirerat gränssnitt med inbyggda pivottabeller vara önskvärt i många applikationer. Denna aspekt måste bara inte förväxlas med att det är okej att använda sårbara, ej samarbetsorienterade och begränsande kalkylblad för kritiska supply chain funktioner.